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【Dynamics 365】【Office365】【Exchange】Dynamics 365 App for Outlookを使ってみた

すいません、Office365 アドベントカレンダー、12月21日用だったんですが、遅くなってしまいました。。。

www.adventar.org

去年はDynamics CRM(365)とOffice365の様々な連携を紹介したんですが、今年はDynamics 365になってさらに機能強化された「Dynamics 365 App for Outlook」を取り上げてみたいと思います。

Dynamics 365 App for Outlookとは?

Dynamics CRM(365)ではリリース当初からとユーザーが相当数いるであろうメールクライアント「Outlook」との親和性をアピールポイントの一つとして、提供してきていました。

そのアピールポイントとしてわかりやすいアプリケーションが、ローカルのOutlookクライアントにアドインとしてCRMとの連携機能を提供する「OutlookMicrosoft Dynamics CRM」です。

https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=50370

それが、クラウド化やExchange Onlineの登場・普及およびOutlook on the Web(OWA)の登場に伴って、2016から提供を開始したのが、今回紹介するDynamics 365 App for Outlookです。

Outlook on the Web、Outlookクライアント、どちらもサポートしており、アドオン設定が完了すると、以下のようにDynamics 365のボタン(リボン)が追加されます。

Outlook on the Web画面

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Outlookクライアント画面

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何ができるの?

いろんな機能があるんですが、簡単にDynamics 365 App for Outlook の機能についてピックアップしてみました。

  • 電子メールの追跡

一番基本的な機能ですね。受信した電子メール、もしくは送信した電子メールをDynamics 365の営業案件やサポート案件レコードに関連付けして追跡(CRMに電子メールデータとして登録)することができます。

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サーバー側同期の機能(件名にCRM:000XXXなどがついて、追跡されるやつです)も併用すると相当便利になるかもです。

  • 追跡の際に新しく取引先企業・取引先担当者・リード・営業案件・サポート案件を作成

サポートデスクなどの方々は新しく問い合わせメールがあった際に、そのメールからインシデントの発行などを行うかと思います。

その際に、問い合わせメールを起点にDynamics 365にサポート案件を作成・関連付け、追跡に繋げる、ということができるようになっています。

最初は通常のトラッキングと同じですが

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対象のレコードが無い場合、「新規」から、取引先企業・取引先担当者・リード・営業案件・サポート案件の作成画面を呼び出せます。

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通常のDynamics 365の作成画面と同じように入力できますね。

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こんな感じでレコード作成・追跡が同時にできました。

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  • 予定の追跡(ver8.2:D365~)

個人的にうれしい機能、予定のトラッキングがDynamics 365 App for Outlook(Ver8.2~)でもサポートされました!(もともとOutlookクライアント用Dynamics 365にしかなかった機能)

Dynamics 365で作成した予定をExchangeに自動的に登録する機能は以前からあったんですが、8.2からOutlookで作成した予定を起点として関連付け、Dynamics 365に登録することができるようになりました。

以下はOutlookクライアントからの画面ですが、リボンにDynamics 365が追加されていますので、ここからトラッキングを実施できます。

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サービスエンジニアのアサインや営業日報・活動としての登録なんかにも利用できるかと思います。

  • 電子メールにテンプレート(電子メールテンプレート・営業資料・記事)を貼り付け(ver8.2:D365~)

これもVer8.2から追加された機能ですね。あまり案件では使ったことが無いのですが地味に便利かと思ってます。

電子メールを新規作成する際に、Dynamics 365のアイコンをクリックすると、追跡と同時に、テンプレートの挿入ボタンが表示されますので、

ここから、電子メールテンプレート・営業資料・記事いずれかのテンプレートを挿入できます。

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Dynamics 365 App for Outlookのポイント

ここまでいろいろと紹介してきたのですが、やはりまだまだ「Outlookクライアント用Dynamics 365」のほうが機能は多く、使い勝手がいい感じはします。

ただ、それと比較してDynamics 365 App for Outlookポイントかなと思うのは、以下の点です。

「ユーザー個別にアプリのインストールが必要無い」

完全にクラウドベースで提供されているため、エンドユーザーが手動でインストールするといった作業が必要ありません。そういった手間を省くという意味でもメリットがあるのですが、それと同時にバージョンの管理を気にしなくて済む、というのも大きなメリットかもです。

OutlookクライアントでもOutlook on the Webでも使える」

ユーザーによってはこれも大きなメリットかもしれません。どのくらいOutlook on the webを使っているユーザーが多いのかよく知らないので、どこの誰に訴えるのかが、ちょいと微妙なのですが。

セットアップ方法

最新バージョン(8.2)では、Exhchange Online・オンプレミス、どちらとでも連携が設定できるみたいです。(オンプレミスは試していません……。)

最初にサーバー側同期の設定をします。

システムの設定から「電子メール」→サーバー側同期を設定します。(初期状態がこれです)

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その後、各ユーザーの電子メールの接続構成を行います。

電子メールアクセス構成から「メールボックス」を選択

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対象の電子メールを選択して「電子メールアドレスの承認」→「メールボックスのテストと有効化」を実施します。

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あらかじめ、同期方法「受信メール・送信メール・予定、担当者、タスク」がサーバー側同期になっているかを確認しておきましょう。

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テスト実施後、成功になっていればOKです。

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あとは、各ユーザーへDynamics 365 App for Outlookのアドインを追加します。

設定メニューから「Outlook用Dynamics 365 App」を選択します。

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アドインを追加したいユーザーを選択して「Outlookへのアプリの追加」をクリックすれば完了です。

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Outlookの画面に「Dynamics 365」のボタンが表示されればOKです。

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ここが残念

追跡を設定するためのロード時間が長い……。

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追跡しようとするたびに、Dynamics 365のローディングが走るのが、結構いただけません……。

今後の改良に期待ですね……。

参考

Dynamics 365 App for Outlook 拡張機能

https://www.microsoft.com/ja-JP/dynamics/crm-customer-center/what-s-new.aspx#Outlook

OutlookCRM アプリのユーザー ガイド (ライトウェイト アプリ)

https://www.microsoft.com/ja-JP/dynamics/crm-customer-center/crm-app-for-outlook-user-s-guide-lightweight-app.aspx