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【Dynamics 365】【Exchange】フォルダー追跡連携のやり方

第17回 Office365勉強会で「Dynamics 365(CRM)Exchange Onlineフォルダー追跡連携が地味に便利」というタイトルでLTをしてきました。

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完全にデモが中心だったので、設定手順などを交えてしっかりと書きたいと思います。

ちなみDynamics CRM 2015 Update1の時に実装された機能です。

フォルダー追跡連携とは?

通常Exhcnage サーバーサイド同期ですと、逐次新しい連絡先とのメールが発生するたびに、関連付けを設定する必要がありました。

もちろん、単純にすべてのメールをCRMへ蓄積することもできますが、顧客や案件の情報を中心に関連づくわけではありませんので、CRMとしての利活用を考えた場合は基本的には以下のOutlook連携のように、対象となるレコードを設定する必要があります。

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それがこのフォルダー追跡ベースの連携設定をすることで、以下のようなExchangeのフォルダーを

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CRMの取引先企業や取引先担当者、営業案件といった要素に関連付けて、自動的に活動として蓄積してくれるようになります。

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振り分けルールなどを利用している人や、処理したメールをフォルダーに振り分けている人は、普段の業務をそのまま続けてもらうだけで、CRMへ自動的に関連付けられていくので、かなり便利ではないかなと思われます。

前提条件

この機能はExchange OnlineないしExchange Serverとサーバーサイド連携がされていなければできません。

E-mail RouterやOutlook連携では実施できませんので注意しましょう。

設定方法

サーバーサイド連携を実施した上で、「設定」→「管理」→「システムの設定」

「電子メール」タブにある「Exchange フォルダーに対するフォルダー レベルの追跡を使用 (サーバー側同期が有効である必要があります)」にチェックを入れます。

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その後、各ユーザーのオプションの「電子メール」→「フォルダー追跡ルールの構成」から、紐付ける取引先企業や取引先担当者を設定する事が可能です。

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左側のプルダウンメニューには、現在Exchange上で構成しているフォルダーが一覧表示されます。

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これを保存することで、以降自動的にメールが対象レコードに関連付けられていきます。

注意点

対象フォルダーはユーザー個別に設定する必要があります。

ですので、新しい案件や取引先が増えた場合は都度設定する必要がある点が注意するべき箇所かなと思います。

あと、対象とできるフォルダーは最大25件までのようです。

参考

Outlook 電子メールを追跡した Exchange フォルダーに移動して追跡する

https://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/track-outlook-email-by-moving-it-to-a-tracked-exchange-folder.aspx

blogs.msdn.microsoft.com