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Morning Girl

Windows, C#, .NET, Dynamics CRM etc..

【Dynamics CRM】【8.0】OneDriveの有効化

Dynamics CRM 2016(8.0)の新機能の紹介です。

2016以前まではSharePointの連携によりドキュメント連携がサポートされていましたが、2016からOneDriveもサポートされました。

基本的な機能はSharePointで実現できたレコードごとのドキュメント登録に変わりありませんが、ドキュメントの保管場所がそれぞれのアクセスユーザーのOneDriveとなります。

そのため共有などを実施しない限りは、ほかのユーザーが登録したOneDriveドキュメントは閲覧できません。

Connect to OneDrive for Business

必要ライセンス

SharePointとOneDrive for Business のライセンスが必要になります。

OneDriveの有効化とは書いてますが、前提条件としてSharePointを有効化しておく必要がある点に注意してください。

設定

前述のとおり、あらかじめSharePointとの連携を有効化しておく必要があります。

今回はOnlineですので、まずは[サーバーベースのSharePoint統合の有効化]そのうえで、ドキュメント管理設定を実施しておきます。

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SharePoint構成後、[OneDrive for Businessの有効化]を行います。

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正常に有効化されると、以下のように[OneDrive for Businessフォルダーの設定]が表示されます。

ここではCRMからOneDriveにドキュメントを登録する際のトップフォルダを指定することができます。初期値は[CRM]になっています。

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設定はあまり難しくないですね。

なお、SharePointと同様にエンティティ設定でドキュメント管理を有効化しておく必要があります。

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ドキュメントの登録

ドキュメントの登録方法は今までとあまり変わりありません。

各レコードの関連メニューから[ドキュメント]を選択します。

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なお、前述のとおりSharePoint連携もそのまま有効化されているため、ドキュメントへ初回アクセス時には、SharePointのフォルダ作成確認ダイアログが表示されます。

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ここまでは今までのSharePoint連携と変わりありませんが、ファイルのアップロードを行う時点でOneDriveに保存するかどうかの選択がでてきます。

ここで、ShraePoint・OneDriveどちらかを選択することが可能です。試しに画像ファイルを登録してみました。

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OneDriveにも以下のようにファイルが登録されました。基本的なフォルダ構成はSharePointと一緒です。(トップフォルダをTESTと指定しています)

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所感

個人的に意外だったのは、OneDriveを有効化したからといって、SharePointが無効になるわけではなく、エンドユーザーがドキュメントをアップロードする際に、自分のOneDriveかSharePointかを選べるようになるということです。

今まですべて共有ドキュメントとしてしか登録できなかったものが、ドラフトレベルの資料などはOneDriveへ、最終的に共有すべき、ナレッジとするべきドキュメントはSharePointへ、と選べる形になったかなと感じます。